Văn phòng đại diện cho phép thương nhân nước ngoài tìm hiểu thị trường Việt Nam và quảng bá hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam mà không cần đóng 20% thuế thu nhập doanh nghiệp.

Điền kiện thành lập văn phòng đại diện:

• Thương nhân nước ngoài đã thành lập theo pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ có tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận.
• Tại thời điểm thành lập VPĐD tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài phải hoạt động ít nhất 1 năm tại quốc gia, vùng lãnh thổ họ thành lập.
• Trường hợp Giấy phép kinh doanh của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động tại quốc gia, lãnh thổ của họ thì thời hạn đó phải còn ít nhất 1 năm khi nộp hồ sơ xin thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP

Quy trình cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Trường hợp nội dung hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết của Việt Nam, hoặc thương nhân không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, và trường hợp việc thành lập VPĐD chưa được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành của Việt Nam, thì việc cấp giấy phép sẽ theo quy trình sau:

• Bước 1: Sở Công thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Bước 2: Sau khi nhận được chấp thuận của Bộ quản lý chuyên ngành, Sở Công thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp cấp Giấy phép thành lập VPĐD trong thời hạn 5 ngày làm việc.

Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;

Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được chính quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập xác nhận;

Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động của thương nhân nước ngoài thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 1 năm.

Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.

Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

Bản sao hộ chiếu, hoặc giấy chứng minh nhân dân, hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam), hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

 Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ, hoặc thỏa thuận thuê địa điểm, hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định.

Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP

Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Giấy phép của Văn phòng đại diện có thời hạn 5 năm, nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài (nếu Giấy đăng ký kinh doanh đó có thời hạn).

Ví dụ:

Trường hợp Giấy phép đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài có thời hạn thì thời gian gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tối đa bằng thời hạn còn lại của Giấy phép đăng ký kinh doanh đó.

Điều 4, Điều 14 Nghị định 07/2016/NĐ-CP

Lệ phí cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Lệ phí cấp Giấy phép mới: 3 triệu đồng.

Lệ phí cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn Giấy phép: 1,5 triệu đồng.

Điều 4 Thông tư 143/2016/TT-BTC

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng liên lạc.

Xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Nghiên cứu thị trường để thúc đẩy cơ hội mua bán hàng hoá, cung ứng và tiêu dùng dịch vụ thương mại của thương nhân mà mình đại diện.

Thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại như:

• Văn phòng đại diện chỉ được trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ cho thương nhân mà mình đại diện, và chỉ được trưng bày tại trụ sở văn phòng đại diện.

• Văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện quảng cáo, tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm mà chỉ có thể ký hợp đồng với thương nhân kinh doanh dịch vụ quảng cáo, hội chợ, triển lãm khi thương nhân nước ngoài uỷ quyền.

Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết với các đối tác Việt Nam hoặc liên quan đến thị trường Việt Nam của thương nhân nước ngoài mà mình đại diện.

Các hoạt động khác mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Điều 103, Điều 118, Điều 131 Luật thương mại 2005

Hạn chế của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.

Trường hợp nhà đầu tư muốn thực hiện các hoạt động sinh lợi tại Việt Nam, nhà đầu tư có thể cân nhắc thành lập công ty vốn nước ngoài, hoặc thành lập chi nhánh công ty nước ngoài.

Văn phòng đại diện không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp:

• Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền của thương nhân nước ngoài.
• Hợp đồng thuê trụ sở, thuê, mua các vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Hợp đồng tuyển dụng lao động để làm việc cho Văn phòng đại diện.
• Hợp đồng mở tài khoản phục vụ cho hoạt động của Văn phòng đại diện.

Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố tại Việt Nam.

Điều 18 Luật Thương mại 2005, Điều 3 Nghị định 07/2016/NĐ-CP

Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện

Thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật Việt Nam như: thay mặt nộp thuế TNCN cho người lao động làm việc tại Văn phòng đại diện, thay mặt nộp thuế cho nhà thầu nước ngoài.

Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo về hoạt động của mình trong năm trước đó tới Sở Công thương trước ngày 30/1 hàng năm.

Và các nghĩa vụ khác theo luật định.

Điều 18 Luật Thương mại 2005, Điều 28, Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP

Trường hợp, nhà đầu tư cần PLF tư vấn và thay mặt thực hiện các thủ tục liên quan đến Văn phòng đại diện, vui lòng liên hệ PLF